Как выбрать организатора на свадьбу или юбилей?

Эта статья о том, как правильно выбрать организатора мероприятий будь-то свадьба, юбилей или корпоратив. Нам по роду деятельности приходилось и приходится сотрудничать с бесчисленным количеством организаторов свадеб и юбилеев, поэтому поделимся своими наблюдениями.

Во-первых, озвучим самую большую проблему организаторов (особенно региональных) - это кумовство. Организатор рекомендует не подходящих мероприятию, не тех "кто зайдёт", а "своих" (родственников, друзей, друга сестры и т.д.). К примеру, даже если артисты не подходят формату или не очень профессионально делают свою работу в рамках ТЗ - такой организатор всё-равно будет настаивать на нём как на "лучшем варианте". Мы знаем одно ивант-агенство в Ростове-на-Дону, которое организовывает "уникальные", "необычные", "топ" мероприятия, но у них все мероприятия как одно и почти не отличаются друг от друга, потому что в базе 1-2 одних и тех же "своих" подрядчиков. В итоге, работая на соседних площадках нередко мы видим картину, как все гости курят на улице, а музыканты (которые совсем не подходят этой аудитории ни по возрасту, ни по репертуару) выступают в пустом зале. Мне кажется, покурить можно было и подешевле.

Еще один момент - это агентская комиссия. Многие организаторы помимо оплаты за свою работу берут также агентскую комиссию с каждого подрядчика (звук, свет, декорации, флористика, артисты). Обычно это 10% от стоимости услуги подрядчика. На наш взгляд это нормальная практика и мы как артисты также платим 10%, потому что организатор берет на себя ответственность и создаёт комфортные условия для работы артистов, ведь кто-то должен позаботиться о гримерке, питании, координации и т.д. Но иногда это приобретает неправильные формы, когда организатор советует и проталкивает тех артистов, кто платит бОльшую комиссию. Не классных, не подходящих событию, а кто больше заплатит, того и выберет. Мы также знаем нескольких организаторов, которая делают акции вроде "организация мероприятия бесплатно". В итоге, счастливые заказчики к ней обращаются в надежде получить "халяву", а потом у них на свадьбе играют артисты, за которых они заплатили 200 000 рублей, а их реальная цена (если связаться с ними напрямую) 40 000 рублей. Тоже самое будет и со звуком, и со светом - Вам продадут низкокачественное оборудование за бешенные деньги. На наш взгляд всё это пагубно влияет на ивент индустрию в целом и от таких организаторов нужно бежать.

Что важно еще знать при выборе организатора мероприятий?

Хороший организатор на празднике почти невидим и если все гости замечают организатора — значит, что-то идет не так. Задача организатора — сделать так, чтобы у Вас сложилось ощущение, что «все случилось само собой». Но за этим «само собой» стоят тонны стресса, логистики, коммуникации и т.д.

Выбирая организатора, вы покупаете не услугу, а спокойствие. Вот на что стоит обратить внимание, чтобы не нарваться на дилетанта:

Договор с организаторо мероприятий и ивент-агенством.

Мы живём в непростое форс-мажорное время, когда отменяют рейсы, перестают продавать бензин, запрещают массовые мероприятия. Если перед вами человек без регистрации (ИП, ООО, самозанятый), и Вы не заключаете с ним договор, а верите на слово, то Вы очень рискуете! Подрядчик сорвал монтаж, флорист привез не те цветы, гость случайно разбил стекло в ресторане. Если у вас нет официального договора с организатором, все судебные тяжбы и финансовые расходы лягут на Ваши плечи. Профессионал не удивится вопросу о заключении договора и самтего предложит.

Сценарий праздника.

Попросите организатора показать тайминг (временную карту, сценарий) любого его прошедшего мероприятия. Не рассказывать, а именно открыть файл.

Что вы должны увидеть:

Разбивку по минутам (с 17:00 до 17:10 — сбор гостей, 17:10–17:20 — выездная регистрация и т.д.).

Столбцы: Время, Зона (локация), Ответственный, Реквизит, Музыкальный фон.

Если в тайминге каша, если он хранит все «в голове» — это ред флаг. Проект на 100+ человек без визуализации скорей всего провалится. Хороший организатор — это, прежде всего, фанат систем и чек-листов.

Бюджет.

Задайте провокационный вопрос: «Как вы зарабатываете? Берете процент от бюджета или фиксированную плату?»

Если организатор берет агентские с подрядчиков, то он может искусственно завышать вам цену на флористов и музыкантов.

Как проверять: просим смету с прайсами подрядчиков. Порядочный организатор работает по схеме фиксированный гонорар + согласованный бюджет на декор/артистов). Он покажет вам чеки поставщиков, а свою зарплату возьмет отдельно. Если он говорит: «Бюджет 500 тысяч, из них мои 10%» — значит он может искуственно раздувать бюджет, чтобы увеличить свой процент.

Провал.

Спросите: «Расскажите о вашем самом провальном мероприятии. Что пошло не так и как вы выкручивались?»

Плохой организатор начнет оправдываться: «Это фотограф был кривой, а в ресторане отключили свет».

Профессионал скажет: «Я тогда не проверил генератор на площадке и забыл продублировать список рассадки. Теперь у меня есть чек-лист форс-мажоров, и я всегда вожу с собой чемодан "План Б" (свечи, скотч, пауэрбанки, запасная ручка и клей).»

Вам нужен человек, который умеет брать ответственность на себя, а не перекладывать её на внешние обстоятельства.

Конфликты.

На свадьбе/юбилее всегда есть напряженные моменты: капризная бабушка, плачущий ребенок, опоздавший свидетель.

Спросите: «Как вы решаете конфликты на площадке?»

Если он отвечает: «Я громко и жестко говорю, мое слово — закон» — выберите другого. Такой человек может испортить настроение гостям и Вам.

Хороший организатор мероприятий — дипломат. Он умеет договариваться, отвлекать внимание, переключать фокус гостей на веселый конкурс, пока на кухне молча решается проблема с забытым тортом.

Вкус и стиль

Попросите ссылки на 3 его мероприятия, которые были скромные по бюджету, но выглядели дорого.

Организатор должен показать, как он умеет работать с «малым бюджетом»: использовать аренду, перестановку мебели, игру света и драпировку вместо тонны живых цветов.

Если он говорит: «Мы всегда работаем только с бюджетами от 3 млн рублей» и пытается продать вам то, что вам не нужно — гоните его. Хороший организатор — это друг вашего кошелька. Он сэкономит Вам бюджет просто за счет своих связей и опыта, а не наоборот.

Пространство.

Организатор — это не декоратор. Спросите: «Где лучше всего расположить артистов, чтобы они не мешали работе официантов и наоборот? Где лучше расположить фотозону, чтобы она не создавала пробку у входа?»

Если он смотрит на Вас пустыми не понимающими глазами — он «координатор», а не «организатор». Настоящий ивент-менеджер должен разбираться в эргономике пространства. Он должен нарисовать вам схему рассадки и план эвакуации (серьезно!) так, чтобы официанты не задевали гостей, а звук разлетался равномерно.

И напоследок.

Выбирайте не того, у кого самые красивые картинки в портфолио (фотографы умеют все приукрасить). Выбирайте того, кто отвечает на сообщения быстрее всех. Скорость реакции в переписке — это индикатор того, как он будет реагировать на ваши проблемы в день икс.

Помните: организатор — это ваша амортизационная подушка. Он берет на себя весь менеджмент, чтобы Вы в день праздника занимались только одним — принимали комплименты, улыбались и кайфовали.

Подписывайте договор за 6-8 месяцев до даты (топы разбирают как горячие пирожки) и всегда держите связь с ним в едином мессенджере, чтобы вся история переписки была сохранена. И тогда ваш праздник будет идеален не только на фото, но и в воспоминаниях.