С вопросом организации праздника сталкиваются не только профессиональные арт-менеджеры, event-менеджеры и арт-директоры, но и мы с Вами - обычные люди. Поэтому этот текст написан специально для Вас. Ну а если Вы решите пригласить выступить классных артистов на мероприятие, то обязательно пишите нам (кавер-группа ЩёгольБэнд).
Планирование и организация праздника (а это может быть организация юбилея, организация свадьбы, организация корпоратива или организация дня рождения) — это одновременно и весело, и ответственно, а также напряжённо. Есть много составляющих хорошего мероприятия, которые нужно учитывать, и ответственность за то, чтобы Ваш праздник прошел прекрасно, ложится полностью на Вас. В этой статье мы разберем несколько важных шагов, которые нужно предпринять, чтобы спланировать и организовать прекрасное мероприятие. За основу мы возьмем пример с организацией дня рождения, но естественно, эти принципы будут работать и на форматы других праздников и вечеринок.
Выберите удачную дату для Вашего события
Чем раньше вы выберете дату, тем больше времени у Вас будет для организации праздника. Посоветуйтесь с человеком, у которого день рождения и спросите его пожелания (многие хотят праздновать именно в дату своего рождения). Имейте ввиду, что на выходные и праздничные дни люди часто уезжают из города, особенно если количество праздничных дней подряд больше двух. Тем не менее вечеринку желательно проводить в выходной день или вечером перед выходным днем и часто распространенные дни недели для праздника - это пятницы и субботы. Но здесь нужно знать несколько нюансов. Так например найти хорошую площадку или пригласить хорошую кавер-группу на праздник в пятницу или субботу довольно сложно по причине высокой востребованности в эти дни недели. Некоторые подрядчики (декораторы, артисты, банкетный зал) иногда даже завышают стоимость своих услуг в востребованные дни (а к примеру, в Новогоднюю ночь стоимость услуг вообще может вырасти в несколько раз). Чуть менее востребованы для праздничных мероприятий воскресенья и четверги, так как следующий день является рабочим и людям часто приходится рано вставать на работу.
Выберите подходящее место для праздника
В зависимости от масштаба события (камерный вечер на 10-12 человек или большой праздник на 100-200 гостей) выберите подходящее место для Вашего праздника. Распространенные варианты - дома или в банкетном зале ресторана, однако есть и более необычные места (боулинг, кинотеатр, банные комплексы, гольф-клуб, на природе и т.д.). Важно продумать, чтобы всем гостям было комфортно, поэтому узнайте на сколько человек рассчитана площадка при банкетной площадке, насколько она просторна, где находится уборная, где находится парковка и т.д. Для не стандартных мест есть услуги ресторанов на выезде и кейтеринг. Продумайте насколько удобно добираться до площадки - возможно часть Ваших гостей будут без личного транспорта или планируют употреблять спиртное и единственный способ уехать с вечеринки - это такси или специально заказанный транспорт. Если Вы планируете пригласить выступить артистов на день рождения, свадьбу, юбилей, корпоратив, то наличие гримерной комнаты очень приветсвуется. У звездных артистов гримерная комната прописана в райдере (требования к выступлению), и без гримерной комнаты они могут даже не согласиться приехать к Вам.
Тематика праздника
Сделать Ваш праздник запоминающимся и интересным поможет тематика праздника. Это может быть "рок-вечеринка", "вечеринка в стиле Гетсби", "пижамная вечеринка", "вечеринка дискотека 80-90х", "коктельная вечеринка", "караоке вечеринка", вечеринка "Вокруг света" и многие другие. Исходя из тематики праздника будет проще выбрать развлекательную часть (тематические конкурсы, выступление артистов, выступление кавер-группы, выступление певицы, выездное караоке, фокусники, аниматоры, танцевальные номера, диджей, шоу ростовых кукол, квиз игра и т.д.). Также тематика вечера подскажет наиболее подходящий дресс код: к примеру, на рок-вечеринке будут уместны кожанные брюки, джинсовые желетки, косухи, металлические цепи и т.д. При этом если предполагается дресс-код - очень важно заранее предупредить о нем гостей, чтобы все успели подготовиться.
Определитесь с бюджетом мероприятия
Очень важно определить максимальный бюджет, который Вы можете потратить на предстоящий праздник и составить смету. Банкетное меню, алкоголь, аренда звуковой и световой аппаратуры, аренда проектора и экрана для конкурсов, работа фотографа, видеографа, декорации и флористика, выступление артистов, фейерверк - всё это стоит денег. Некоторые специализированные площадки, такие как рестораны, часто уже оснащены обрудованием, экранами и тд, однако нужно уточнить входит ли это в стоимость или аренда оборудования оплачивается отдельно. Иногда музыкальная аппаратура, которая стоит в ресторане очень низкого качества и при этом заведение берет дополнительную плату за аренду, поэтому лучше посоветоваться со звукорежиссером артиста (например, зукорежиссером кавер-группы) насколько она подходит. Некоторые площадки украшены настолько, что можно сэкономить на флористике, а некоторые потребуют дополнительной работы декораторов, флористов, а также профессионального освещения. Если Вы планируете пригласить звезду эстрады на праздник будь-то день рождения, юбилей или корпоратив, то помимо гонорара (который может доходить до нескольких миллионов рублей) также нужно будет обеспечить бытовой и технический райдер (стоимость которых может быть равна гонорару артиста). Существуют специальные прокатные компании, которые предоставляют в аренду сцену, звуковую аппаратуру, световую аппаратуру, спецэффекты, а также всё это привезут, сделают монтаж-демонтаж техники и будут сопровождать мероприятие.
Составьте сценарий вечера
На любое мероприятие очень важно иметь сценарий или хотя бы примерный план. Конечно, не всегда получается следовать четкому плану. Кто-то из гостей может 20 минут говорить тост, рассказывая истории из детства юбиляра, хотя Вы запланировали 3-5 минут на тост или Вы по какой-то причине начали мероприятие чуть позже (возможно из-за пробок в городе), но без плана мероприятие будет похоже на балаган, где каждый делает что хочет и когда хочет. На государственных или ответсвенных бизнес-событиях план и сценарий часто прописываются с точностью до секунды.
Продумайте форс-мажор
У Вас всегда должен быть план Б, потому что от форс-мажора не застрахован никто. Утром в день меропиятия Вам могут позвонить с площадки (ресторана) и сказать, что они не смогут провести Ваше мероприятие (причин может быть много). Кстати, бывают распиаренные, но не очень порядочные площадки, поэтому желательно почитать отзывы заранее. К примеру, мы знаем одно заведение, "элитный" ресторан, который находится в жилом доме и каждый раз администраторы ресторана "забывают" предупредить заказчиков, что после 22-00 шуметь вообще нельзя (стены очень тонкие и всё слышно). Артисты приезжают на выступление, а выступление (оплаченное заказчиком) может не состояться (или сильно сократиться). Если мероприятие очень важное - желательно подумать про альтернативные источники электричества (генераторы), так как часто с местным электричеством бывают сюрпризы.
Продолжение следует...
При копировании данного текста обязательна ссылка на этот ресурс.